La réunion et le travail de groupe

La réunion et le travail de groupe

La réunion, le groupes de travail sont les moyens de communication orale favorisent les contacts, les échanges, la réflexion, la prise de décision entre les différents collaborateurs d’une firme.

I- Les grands types de réunion.

1- la réunion d’information :

• objectif : faire passer une information structurée.
• Style directif : l’information circule du sonnet vers la base, c’est à dire du responsable vers les subordonnés dans ce cas la réunion remplace la note de service.
• Exemple : conférences, exposé, réunion de service présidée par le chef de service.

2- la réunion d’échange : ( informer, réfléchir, proposer).

• objectif : échanger des informations (petits groupes seulement).
• Style : non directif (les participants sur le même pied d’égalité).
• Exemple : réunion informelles de travail entre collègues, groupe d’expression.

3- la réunion de résolution d’un problème ( informer, réfléchir, proposer, décider).

• objectif : résoudre un problème précis en commun.
• Style : semi-directif. Un animateur dirige l’organisation de la réunion, mais n’intervient par sur le contenu des idées. 
• Exemple : cercle de qualité ou groupe d’innovation. 

II- la conduite des réunions :

Il est indispensable de se demander avant de programmer une réunion si elle est vraiment utile. Pourrait-elle être remplacée par autre chose ? des appels téléphoniques, une note écrite ne serait-ils pas suffisants ?

S’il s’avère que la réunion est le mode approprié, un certain nombre de principes doivent être respectés quand à la préparation, et l’animateur jouera un rôle essentiel dans le déroulement de la réunion.

1- la préparation de la réunion :

quel que soit l’objet de la réunion, son animateur est amené à :

-         noter les objectifs à atteindre et distinguer les objectifs prioritaires de ceux qui sont secondaire.

-         Dresser le liste des participants : qui constitue le public, son niveau, de connaissance du sujet, ses attentes.

-         Programmer l’organisation :

• son contenu : les différents points à aborder. L’ordre du jour fixé par annonce dans certaines réunions ne l’est pas forcément de façon aussi stricte dans le cadre de réunion de travail.
• Son organisation : matérielle, c’est à dire :

-         le choix du lieu (local dans l’entreprise, ou salle louée à l’extérieur par exemple).

-         La préparation des documents à diffuser en cours de réunion.

-         L’implantation du mobilier (disposition des tables, des chaises).

-         La préparation du matériel d’appui ou d’illustration (tableau, papier, rétroprojecteur, magnétoscopes, feutres…).

-         Informer les participants par une convocation précisant le lieu, la date et l’heure ainsi que le motif et l’ordre du jour.

2-le déroulement de la réunion :

-         l’animateur accueille et rappel le thème et l’objectif. Il propose et fait accepter ou impose un rythme de travail, a savoir la méthode d’analyse, le découpage en séquence, l’ordre des contenus de réflexion. Il doit s’assurer que le sujet est claire pour l’ensemble des participants.

-         L’animateur à un rôle actif. Il a pour missions :

-         De dynamiser le groupe et d’inciter ses membres à s’exprimer,

-         De proposer des méthodes de travail,

-         De pratiquer le bilan d’un travail achevé avant de passer au suivant (synthèse)

-         D’aider psychologiquement le grouper à surmonter les blocages,

-         De veiller à une progression conforme aux objectif fixés,

-         De gérer de temps.

Quelques formules utiles :

-         pour faire une proposition : « je trouve que nous devrions… »

-         pour introduire une contre proposition : « je sois d’accord mais je pense aussi.. »

-         pour commencer l’idée de quelqu’un : « l’idée de M…est excellent et je crois… »

-         pour résumer ce qui a été dit : « donc, si nous voulons résumer… »

-         pour préciser une idée par ‘’l’analogie’’ : « c’est un peu comme si… »

-         pour montrer qu’on écoute : « hm…..oui..oui… »

-          pour encourager une intervention : « qu’est ce que vous en pensez, M.B ? »

3- la conclusion de la réunion :

il est indispensable de faire une synthèse final. Si une décision a été prise :

-         la définir précisément :

Quoi ? (contenu).

Quoi ? (acteurs).

Comment ? (moyens).

Quand ? ( délais).

-         Prévoir le contrôle d’exécution et les critères de régulation (si une modification de la décision s’impose au cours d’exécution).

-         La synthèse doit être brève et précise, objective (neutre) et indiquer en conclusion les suites à donner : compte rendu, prochaine réunion, mise en œuvre de la décision…

-         Le style directif.

Mohiddine Loukili